Las claves para armar un Congreso exitoso

Por Rosario Jijena Sanchez, Presidente de COE, www.coe.edu.ar  

Para organizar un congreso exitoso, lo primero que hay que tener en cuenta son determinados factores que resultarán de importancia para quien va a inscribirse, de modo de definir su participación en la actividad.

El interesado evaluará, por ejemplo, el tema; la calidad del/los disertantes, el programa, la fecha y horario, el costo, la forma de pago, el certificado o diploma que se otorga, la sede, el medio de transporte, el alojamiento posible, los actos sociales y los otros participantes que concurrirán al evento.

Por otro lado, los profesionales o empresarios que asisten a un congreso, por el cual generalmente han pagado una inscripción, suponen que se les ofrecerá el programa anunciado y se les brindará una atención y servicio adecuados.

Para los organizadores del evento, por lo tanto, es fundamental satisfacer las expectativas y cumplir el programa establecido.

Concretamente, quien asiste a un congreso espera:
Que se le brinde lo prometido
Que los disertantes sean lo que esperaba, lo que “le vendieron”, lo que compró o lo que cree que compró
Que las instalaciones resulten adecuadas y/o confortables para permanecer allí las horas que sean necesarias
Poder relacionarse con sus pares/colegas
Poder vincularse con los disertantes y otros profesionales
Acceder a un certificado que acredite su participación
Aumentar la base de datos
Enriquecer o aumentar sus conocimientos
Conocer nuevas tendencias o nueva tecnología
Poder relacionarse socialmente 

Sin embargo, y aún con la mejor de las organizaciones, pueden surgir una cantidad de imprevistos o imponderables por “causas de fuerza mayor” que empañen el esfuerzo realizado. Muchas veces hay dificultades de orden macro, como por ejemplo una crisis política como la que hemos vivido recientemente, contra las que el organizador del congreso nada puede hacer. Pero sin llegar a esos extremos, pueden sucederse alteraciones menores que sin embargo complican la actividad. Por ejemplo, que algún disertante se ausente, o que la concurrencia sea mayor de la esperada (con lo cual no alcance el material a entregar), etc.

Para manejar este tipo de situaciones, lo ideal es contratar a un organizador de eventos, quien sabrá como minimizar los problemas y resolver las dificultades que se presenten. Por ejemplo, cuando se ausente un disertante, el conductor del evento deberá darlo a conocer al finalizar la conferencia del día anterior, o antes del cofee, proporcionando el horario y el nombre del nuevo disertante y el tema que lo reemplazará.

Si se avisa a los participantes del Congreso ante esta situación, estos sabrán a que atenerse y optarán por retirarse o permanecer

Otro de los contratiempos más habituales es tener una mayor cantidad de inscriptos que los esperados, y que lleguen a último momento.

Para manejar este tipo de situación lo ideal es preverla, y tener siempre una mayor cantidad de material, credenciales, recibos y folletería que la cantidad de inscriptos.

Y en lugar de decir: no esperábamos a tanta gente (error de cálculo) diga esto superó nuestras expectativas ( o sea que es un éxito).

Lo que pudo ser producto de una deficiente organización e imprevisión, se transformará en un suceso positivo.

A veces los participantes necesitan relacionarse con otros, y si hay muchos concurrentes eso se complica. Para resolver esta necesidad, una buena idea es realizar desde el primer día listados de participantes, aunque sea en la computadora o en un rotafolio o pizarrón, y colocarlos en la entrada a la sala de sesiones. Además, se puede aprovechar el momento de coffe break para dar información, y organizar rondas de negocios que ayuden a relacionarse

Tenga en cuenta que el aspecto social de los congresos juega un papel muy importante, pues es el momento de relacionarse (durante las comidas, salidas, paseos, etc.).

Para contribuir a esto, exponga el listado de participantes en el panel de la entrada al recinto. Invite a anotarse a los que quieran conectarse con los disertantes, informe en qué sala estarán y quienes deseen relacionarse puedan realizarlo con un orden pre-establecido.